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La clave detrás del exitoso proceso de matrícula a la UFRO fue el trabajo en equipo poniendo en el centro de la gestión lograr una buena experiencia para los nuevos estudiantes.

Cerca de 160 personas, entre profesionales y estudiantes laborantes, fueron el soporte 2018 al proceso de Admisión y Matrícula de la Universidad de La Frontera. El propósito común de hacer de la experiencia de matrícula un momento significativo y agradable para los nuevos estudiantes y sus familias, inspiró a este equipo que dedicó horas de intenso trabajo y presión, coronando con éxito el proceso.

Andrew Carnegie lo dijo de manera magistral: "El trabajo en equipo es el combustible que permite que la gente normal logre resultados poco comunes". Precisamente eso es lo que experimentaron este año los profesionales, alumnos laborantes y unidades que prepararon el proceso de Admisión y Matrículas que, a diferencia de ocasiones anteriores, se repensó poniendo en el centro de la gestión la experiencia de los nuevos estudiantes UFRO.

En esta oportunidad, el trabajo se organizó conformando una Comisión de Admisión, integrada por un representante de cada unidad involucrada en el proceso y presidida por la vicerrectora de Pregrado, Ana Moraga. "A diferencia de otros procesos, este año quisimos fomentar el espíritu de equipo en torno a una visión común. De esta manera, conformamos un equipo corporativo que involucró tempranamente a profesionales de Matrícula, Promoción de Carrera, Formación Integral y Empleabilidad, Finanzas, Comunicaciones, Desarrollo Estudiantil, Informática y Análisis y Desarrollo Institucional. En reuniones semanales fuimos avanzando en el rediseño y mejora del proceso, dirigiendo los logros individuales de cada unidad hacia el objetivo compartido. Surgieron así las oportunidades de mejora que se gestionaron con mirada integral y espíritu de colaboración que redundaron no solo en resultados exitosos, sino también en un proceso que dejó capacidades de trabajo en equipo instaladas y desarrolladas".

Esta modalidad de trabajo fue valorada por sus integrantes, comentando que no solo fue positiva para el resultado final de Matrícula, sino que también permitió que el desempeño fuese más colaborativo y de mutuo aprendizaje. “Este es un trabajo que hemos realizado a lo largo del año, revisando las ventajas y desventajas que tenía nuestro proceso, en particular para fortalecer las ventajas y corregir las desventajas. Eso ha significado una coordinación entre las distintas Direcciones, lo que ha permitido focalizar nuestra atención en lo que corresponde a cada una. Eso se traduce en un orden que se ha notado, por ejemplo, en que fuimos capaces de matricular a más de 1.300 estudiantes el primer día, con una gran afluencia de público”, destacó la directora de Registro Académico Estudiantil, María Cecilia Fuentes.

Aspectos que también valoró la coordinadora de Promoción y Difusión de Carreras, Pilar Zugarramurdi, señalando que “parte del trabajo que realizamos este año fue nuevo, y en general exitoso. Cambió un poco la imagen, haciendo que fuera más expedito, atractivo y también más cercano para quienes vienen a matricularse. Desde la imagen hasta los procedimientos como tales que se modificaron, todo sumó para que tuviéramos este desempeño”.

Por su parte, la directora de Comunicaciones, Carola Espinoza, comentó que "lo mejor fue sentirse parte de un equipo con un propósito común, cada uno aportando desde las capacidades de sus respectivas unidades y también, con la mirada de usuario. Ponernos permanentemente en el lugar del postulante y su familia, nos permitió sumar recursos y capacidades, y experimentar el gusto y orgullo del trabajo bien hecho".

Aspectos que igual valoró la profesional de la Dirección de Análisis y Desarrollo Institucional, Ruth Candia, quien agregó que “este año el proceso estuvo más informado, colaborativo y fluido sobre lo que estaba sucediendo. Al haber más información nos permite comunicar de mejor manera la situación de las universidad, más efectiva y oportuna”.

También fue clave en este proceso el aporte y el compromiso de las distintas unidades y encargados de los espacios donde tuvo lugar cada estación del circuito de matrícula, entre ellos, la División de Servicios, Aula Magna, Coordinación de Deportes y el área de Seguridad.

PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE CARRERAS

“Este año se planificó un trabajo en equipo para que fuera en beneficio de los estudiantes que se matriculan, lo que nos funcionó muy bien. Siempre la cantidad de personas que llega es bastante, especialmente el primer día, lo que puede generar algunas demoras, pero este año todo fluyó sin problemas con todos los aportes y ayudas necesarias”, resaltó Pilar Zugarramurdi, coordinadora de Promoción y Difusión de Carreras.

Junto a un equipo profesional y alumnos laborantes, desde esta Coordinación se preocuparon de entregar orientación para quienes llegaron hasta el Gimnasio Olímpico para validar su matrícula, atentos en todo momento a las consultas y entregando información sobre cada una de las etapas que contempló el circuito, lo que también realizaron a través del trabajo coordinado a través de la línea 600.

INFORMÁTICA

Sin dejar detalles al azar y siempre pensando en optimizar los procesos en línea, el equipo de la Dirección de Informática comenzó con antelación su participación en el proceso de Admisión, prestando servicios en distintas áreas, ente otros, en la descarga de información que proporciona el DEMRE y la publicación de los resultados tanto de la PSU como de las postulaciones, además del poblamiento de las bases de datos propias para dar soporte a la etapa de matrícula, donde los nuevos estudiantes quedan como alumnos regulares y con sus asignaturas inscritas automáticamente.

El equipo integrado por una veintena de personas trabajó arduamente para brindar un acceso en línea expedito, en cada una de las etapas, además del soporte en terreno en instalación de equipos, telefonía y atentos a los inconvenientes que surgen en el momento. “Todos los años hay distintos tipos de innovaciones para que el soporte informático sea un aporte al proceso en general, para que pueda ser más ágil y fluido para los que van realizando las demás unidades, y esto lo hacemos tanto en tecnología como en redes y el soporte de distintas pantallas de aplicaciones que se van requiriendo”, valoró Alicia Castro, directora de Informática.

PIU: EXPERIENCIA DESDE EL PRIMER DÍA

El primer acercamiento con la Universidad es esencial. Así también lo entiende la Dirección de Desarrollo Estudiantil y la Dirección de Formación Integral y Empleabilidad, que durante las matrículas brindaron información a los nuevos estudiantes y a sus familias como parte de las actividades del Programa de Inserción Universitaria (PIU).

"Nuestro propósito es que nuestros nuevos estudiantes se entusiasmen, motiven y por supuesto se informen de las primeras actividades que tienen como parte de la bienvenida y las estrategias de adaptación a la universidad", indicó Juan Méndez, director de Formación Integral y Empleabilidad. Así, y de mano de la orientación de un equipo de alumnos laborantes, se les informó sobre los test diagnósticos, de las actividades de la primera semana de clases y la invitación para sumarse al grupo Facebook Generación UFRO 2018.

“Creemos que ha sido un proceso bastante exitoso, donde los estudiantes y los padres han sentido que la Universidad se ha preocupado de recibirlos bien, tratando de agilizar los procesos y darles las mayores comodidades para que este momento, que es tan importante, lo realicen de la mejor forma. Es gratificante saber que estamos contribuyendo a que los primeros minutos de estos estudiantes en la UFRO queden grabados positivamente y que nos preocupamos de recibirlos bien, con la suficiente logística y capacidad para preparar esta actividad”, agregó Cristina Munro, jefa de la División de Orientación y Desarrollo Estudiantil, perteneciente a la DDE, y quien estuvo a cargo de coordinar las charlas PIU de bienvenida, que en esta oportunidad se realizaron en dependencias del edificio de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Empresariales.

COMUNICACIONES

"Buscamos que nuestros nuevos estudiantes y sus familias vivieran una buena experiencia, en el marco de una actividad muy masiva e intensa. Son más de 2 mil los estudiantes que vienen a matricularse en tres días, lo que pone a prueba cualquier sistema y la comunicación en el proceso y los días previos son cruciales para que se sientan guiados y acompañados en esta primera experiencia como integrante de la comunidad UFRO", explicó Carola Espinoza, directora de Comunicaciones. Por eso, agregó, la importancia de contar con un circuito debidamente identificado, material de apoyo para la orientación e información en canales como la web, el mail y las redes sociales.

ACREDITACIÓN SOCIOECONÓMICA

“Como Universidad y como Bienestar Estudiantil siempre queremos que los estudiantes obtengan los mejores beneficios, entiéndase gratuidad o becas, y queremos hacerlo orientándoles de la mejor manera”, comentó Verónica Pincheira, jefa de Bienestar Estudiantil de la Dirección de Desarrollo Estudiantil, sobre el espíritu que también les mueve y que por estos días les tiene trabajando a toda máquina en el proceso de acreditación socioeconómica de quienes ingresan a primer año.

Y es que este proceso cumple con varias finalidades, lo principal es brindarle orientación y apoyo en la postulación a beneficios. Para ello cuentan con un staff de profesionales y 60 alumnos laborantes preparados y dispuestos en dependencias del Aula Magna para la atención que se extenderá hasta el próximo sábado 27 de enero. “En estos días hemos tenido un promedio de atención de 570 atenciones diarias. Para efectos de ordenar el sistema asignamos hora con 27 mesas disponibles, de manera de hacerlo con más fluidez y personalizado”, agregó.

PACE

Igual de intensos también fueron estos días para el equipo del Programa de Acompañamiento y Acceso Efectivo a la Educación Superior, PACE-UFRO. “Estuvimos expectantes y contentos recibiendo a nuestros nuevos estudiantes que estaban habilitados PACE, conociendo en una primera fase cuáles son sus necesidades de acompañamiento y entregando información sobre los apoyos con los cuales van a poder contar durante el año, ya sea individuales como grupales”, indicó Helga Gudenschwager, coordinadora ejecutiva de PACE-UFRO.

La matrícula es un momento importante en el trabajo que realiza el equipo durante el año junto a los liceos. “En esta etapa se plasman las expectativas que los jóvenes tienen, se ven retribuidas en este proceso, y para nosotros es relevante expresarles que la Universidad cuenta con múltiples dispositivos para acompañarles. Los vemos entusiasmados y expectantes, con ganas de partir y con el compromiso de dar lo mejor de ellos”.

FINANZAS

Para que el circuito de matrícula fluyera y disminuyera sus tiempos de espera, fue fundamental el trabajo aportado por el equipo de la Dirección de Finanzas, que este año incorporó innovaciones que brindaron una mejor atención al momento de recaudar los ingresos de arancel de matrícula, el pago por la TNE y la participación del notario.

“Preparamos esta etapa con mucha anticipación y con reuniones con todas las unidades que participaron. Este año se implementó tecnología de números, de pase, además aumentamos a ocho el número de cajas disponibles, lo que agilizó la atención, sobre todo el primer día que fue bastante mayor, fueron 1300 atenciones, un aumento considerable respecto de 2017, y que a pesar de eso no generó mayor atochamiento ni retraso”, detalló Orlando Delanoe, director de Finanzas, agregando que “quisimos acompañar y recibir a los nuevos estudiantes con el mejor de los ánimos y con toda la energía para que este proceso resultara exitoso”.

EQUIPO LABORANTES

No solo imprimieron color al proceso, también aportaron energía, motivación y fueron clave en el orden en el circuito de matrícula. Se trata de los alumnos laborantes que facilitaron a los nuevos estudiantes y sus familias información y orientación necesaria para hacer de este primer encuentro con la UFRO una positiva experiencia.

 

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Sara Leal
Enfermería

“Es la segunda vez que participo apoyando en el proceso de acreditación socioeconómica. Nos preparamos para poder atender lo mejor posible a los nuevos estudiantes y sus padres, que aclaren sus dudas, orientarlos y, por supuesto, que se sientan bien recibidos por nuestra Universidad. Aquí también podemos trabajar en equipo y tenemos el refuerzo de la asistente social que nos ayuda con las dudas que tenemos y revisan lo que hacemos”.

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Nicolás Vera
Trabajo Social

“Es una buena experiencia formar parte de este proceso, porque de alguna forma es el primer paso de la inserción universitaria. Uno percibe la ansiedad y las ganas de los nuevos estudiantes y sus familias de participar y cumplir su sueño de estar en una carrera y de estar en la UFRO, donde siempre destacan la calidad y su prestigio”.

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César Fuentes
Ingeniería Civil Industrial mención Mecánica

“Lo más gratificante de ser parte del proceso es haber buscado soluciones para la gente y lograr que se vayan contentos y con los alumnos ya matriculados y listos para empezar la etapa universitaria. Lo otro gratificante es tener un gran equipo de trabajo, logrando que todo sea más fácil y expedito”.

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Pamela Almeida
Sociología

“Ha sido una experiencia muy grata y enorgullecedora, ya que uno se siente parte de la Universidad de una forma muy integrada; además, es lindo recibir a los nuevos alumnos y a sus padres, quienes se van integrando para ser parte de la institución. Hemos estado con mucha disposición para recibir a los nuevos matriculados, ayudarlos a ser parte del proceso y hemos disfrutado también la alegría y el entusiasmo de iniciar esta nueva etapa en sus vidas”.

 

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escrito porEscrito por: Dirección de Comunicaciones