Firma del convenio para la implementación de software con Global 3000 URP se realizó en 2019. Proyecto se extenderá hasta 2021.

“Estamos instalando y desarrollando un sistema que responde a un modelo integral”, vicerrector Jorge Petit-Breuilh.

Plataforma de gestión permitirá contar con datos únicos y en línea, facilitando la tarea diaria y la toma decisiones. Software URP se encuentra en fase de implementación, la que está programada hasta el 2021, y es parte de los compromisos para avanzar en la senda de la transformación digital.

Modernizar la forma en cómo la Universidad de La Frontera ha venido realizando su administración, por un modelo más integrado y eficiente, pero siempre con el foco puesto en el beneficio de las personas, es la motivación tras el importante desafío que la institución asumió para incorporar tecnología de clase mundial a su gestión, en sintonía con las necesidades de transformación digital propias de una universidad compleja.

Se trata de la adquisición e implementación del software URP –University Resource Planning por sus siglas en inglés- que se encuentra en pleno desarrollo y que permitirá evolucionar desde un modelo de administración de procesos a uno de gestión integral y más completo, que permita dar respuestas más rápidas, eficientes y transparentes, facilitando con ello no solo las tareas diarias, también favoreciendo la toma de decisiones de los directivos.

GESTIÓN INTEGRAL
Este proyecto de modernización es liderado desde la Vicerrectoría de Administración y Finanzas. “Estamos instalando y desarrollando un sistema que responde a un modelo integral, por lo tanto, el concepto del dato único y la información actualizada en cada momento, es lo que tendremos en adelante en la Universidad”, destaca el vicerrector Jorge Petit-Breuilh. Y es que hasta ahora la administración ha funcionado de manera modular, lo que hace más lento los análisis, se reiteran o duplican tareas, hay demora en las tramitaciones y así otros inconvenientes que irán quedando en el pasado.

Otra de las diferencias y beneficios que abre el URP es que interactúa como un sistema de inteligencia institucional –lo que se denomina Bussiness Intelligence (BI)- para generar cuadros de mando y análisis continuo de los procesos; también permitirá integrarse con instituciones externas a las cuales la UFRO necesita informar, como es el caso del Servicio de Información de Educación Superior (SIES).

Esta nueva gestión, explica el vicerrector, agilizará el análisis de información y al contar con un dato único –certero y coherente-, el control y los procesos serán más transparentes. “Los integradores y sistemas de análisis de información de URP permitirán a los tomadores de decisión tener su propia estructura de datos, que podrán extraer del sistema siempre que la necesiten, de manera automática y rápida”.

TECNOLOGÍA QUE FACILITA LA TAREA
Esta nueva plataforma tecnológica cambiará la ejecución administrativa de una institución amplia como es la UFRO, ya que al contar con acceso a información actualizada, en línea e integrada, se agiliza la administración y la gestión. “Si bien los equipos de trabajo deberán adecuarse a este nuevo sistema, las ventajas operativas y de mejoramiento de la gestión son mayores”, agrega el vicerrector.

Opinión que comparte el director de Finanzas UFRO y quien también dirige el proyecto de implementación de URP en la Universidad, Orlando Delanoe, destacando que para las personas que desempeñan funciones relacionadas con administración y gestión, es un cambio que facilitará la tarea diaria.

“Se realizan todas las operaciones desde una misma plataforma, las transacciones son todas en línea y los datos para reportar son únicos. Además, las interfaces de usuario de la aplicación son fáciles de entender y no complicados. Todas las operaciones financieras, por ejemplo, se pueden realizar en el momento deseado y con información actualizada”, indica sobre esta tecnología que también permite mejorar procesos internos que antes requerían varias etapas, logrado que toda la operativa funcione de manera más rápida.

CULTURA ORGANIZACIONAL
Desde esa perspectiva, el vicerrector recalca que también se generan desafíos a nivel organizacional, donde es importante dejar de lado la resistencia al cambio y avanzar a un proceso de modernización. “Varios procesos tendremos que aprender a hacerlos de otra manera. La tecnología es diferente y hay nuevas herramientas, pero debemos comprender que es la institución en su conjunto la que debe aprender y estar a disposición de esta evolución”.

Lo anterior, a su juicio, debe ir de la mano del acompañamiento permanente de los liderazgos institucionales, donde directivos traspasen a sus equipos de trabajo las ventajas de esta innovación tecnológica y cómo un modelo de gestión integral genera beneficios para la institución y, por ende, a las personas que integran la comunidad universitaria.

IMPLEMENTACIÓN
El software adquirido por la UFRO es una herramienta especialmente adaptada para universidades y el trabajo de implementación e implantación se está desarrollando con la empresa Global 3000 URP. A la fecha, y desde que se inició este proyecto en 2019, se ha terminado la implementación en los módulos de Contabilidad, Presupuesto, Control de Obras en Curso y Compras.

Para Orlando Delanoe, la evaluación que realiza sobre la implementación de esta tecnología ha sido positiva, tanto a modo general como el área específica de su accionar como es Finanzas, en la cual ya se concluyó. “Con esta herramienta de gestión logramos contar, desde el punto de vista financiero/presupuestario, con una mejora en los procesos, obteniendo resultados en línea que antes eran calculados”, comenta.

En esa misma perspectiva, los plazos de respuesta se acortan y las labores se agilizan. “Existe una estimación basada en tareas de cálculos repetitivas, que anteriormente nos tomaban un 30% más de tiempo y quitaban tiempo de gestión. Hoy, con las herramientas de Bussiness Intelligence que hemos adquirido, más un módulo de ellos para alto mando, creemos que será realmente innovador y las decisiones podrán ser tomadas de manera casi instantánea”.

Escrito por: Jassna Sepúlveda
Dirección de Comunicaciones